Obowiązek przechowywania paragonów
Prawidłowo prowadzona sprzedaż wymaga od przedsiębiorcy ewidencjonowania obrotu z wykorzystaniem kasy fiskalnej. Ale na tym jego powinności się nie kończą. Praca z urządzeniem rejestrującym wymaga również spełnienia kilku dodatkowych obowiązków. Jednym z nich jest przechowywanie kopii wystawionych paragonów.
Dlaczego należy przechowywać paragony?
Zgodnie z regulacjami prawnymi, od 2013 roku podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego z użyciem kasy fiskalnej mają obowiązek przechowywać kopie wystawionych paragonów przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Brak takiej dokumentacji może przyczynić się do zakwestionowania prawidłowej rejestracji sprzedaży przez organy skarbowe i nałożenia kary. Dlatego warto zadbać o to, aby kopie paragonów były zawsze gotowe do wglądu.
Jeden wymóg – różne drogi realizacji
Niegdyś jedynym sposobem na spełnienie tego obowiązku było gromadzenie wielu papierowych wydruków. Zadbanie o porządek dokumentacji wymagało od podatnika zdecydowanie większej uwagi. Co więcej – wydruki musiały być trzymane w specjalnych warunkach, które zapewnią ich czytelność przez kolejne lata. Obecnie przedsiębiorca ma wybór – wystarczy, że zakupi kasę fiskalną, wyposażoną w opcję zapisu elektronicznej kopii paragonów. W praktyce oznacza to, że urządzenie korzysta tylko z jednej rolki, na której wystawia dowody sprzedaży przeznaczone dla klientów. Niezbędne informacje o zarejestrowanych transakcjach umieszczane są zaś na karcie pamięci SD lub microSD.
W parze z tym rozwiązaniem idzie wiele udogodnień. Po pierwsze, z racji użycia do pracy tylko jednej rolki, kasy tego typu mogą mieć znacznie mniejszą obudowę, co szczególnie sprawdza się w handlu mobilnym. Po drugie – jedna rolka to dwa razy mniejsze koszty związane ze zużyciem materiałów eksploatacyjnych oraz znaczne uproszczenie instalacji nowych rolek, co dodatkowo skraca przerwy podczas prowadzenia sprzedaży. Warto również wspomnieć, że dane w formie cyfrowej można w łatwy i szybki sposób zarchiwizować na komputerze, płycie DVD, pendrivie lub innym nośniku, co upraszcza ich przeglądanie oraz utrzymywanie w porządku, a także pozwala zapewnić im dodatkowe zabezpieczenie.
Drożej oznacza taniej?
Nie da się ukryć, że urządzenia fiskalne, pozwalające zapisać kopię paragonów w formie elektronicznej, są droższe od tych z kopią tradycyjną. Warto jednak zastanowić się, czy aby mniejsze zużycie papieru – i związane z nim obniżenie kosztów eksploatacji kasy – oraz komfort prowadzenia wymaganej dokumentacji nie przyniosą w przyszłości większych korzyści dla naszego przedsiębiorstwa.
Obecne kasy mają już zapis kopii na kartach sd, więc jest znacznie wygodniej;)
Najgorsze to chyba trzymać te papierowe po 5 lat…
naprawdę, nie umiałabym teraz przestawić się znowu na kopię tradycyjną, odkąd mam urządzenie z elektronicznym zapisem. to jest lepsze rozwiązanie pod każdym względem według mnie